Partindo da encomenda solicitada a única solução para atender esta demanda é providenciar a entrega. Logo em seguida precisaremos responder à primeira das perguntas. Por onde começar ? Este tipo de solicitação face ao cenário de mudanças constantes e novas demandas é a nova rotina para as organizações.

Sendo assim, devemos saber por onde começar.  É hora de levantar os requisitos do projeto. Que necessidades são hoje atendidas pelo sistema atual e quais não são.  Dimensionar o que está se pedindo. Verificar se o sistema que possuo é de uma geração muito antiga e ultrapassada ou é algo que pode ser customizado ou melhorado ?

Desta forma, o levantamento começa por conhecer aquilo que de fato temos hoje e daquilo que se deseja implementado. E, para conhecer o que se tem, nada melhor do que consultar o seu atual fornecedor ou parceiro daquela solução que, bem ou mal, é a que está ali servindo a um propósito. Este fornecedor poderá ser de fundamental importância para entender como entregar a sua “encomenda”. Muitas vezes este seu fornecedor poderá se tornar o seu maior aliado na busca de soluções para os desafios propostos. Sendo assim, é fundamental fechar de imediato a lista de requisitos e conhecer o sistema que existe hoje, com o auxílio deste parceiro fornecedor.

De toda forma, face ao cenário da década de 2021 em diante, é certo que algumas demandas essenciais precisam ser atendidas. Trabalhadores devem exercer suas funções de comunicação tanto localmente como remotamente com igual eficiência. Provavelmente um sistema de áudio-videoconferência será necessário, e será desejável que estes sistemas residam na Nuvem, com baixo custo e manutenção/suporte ágil. Em seguida, será necessário escolher os aparelhos de telefonia IP, se todos ou alguns dos trabalhadores contarão apenas com o celular, unificando o endpoint completamente. Provavelmente um novo tipo de tronco, o tronco SIP, será necessário.

Todo sistema de Comunicação IP hoje é constituído por software que pode ser executado em máquina virtual ou na Nuvem ou mesmo um pequeno appliance. Uma vez definida a plataforma, que pode ser até uma VPS em Nuvem, levante a lista de funcionalidades e integrações possíveis. Este sistema, que preferencialmente pode ser instalado em Nuvem ou em uma máquina de uso geral possui que funcionalidades de telefonia ? Quais integrações estão disponíveis e com quais sistemas ? Integra-se a sistemas de CRM ? Quais ? Fala com o meu sistema de CRM ? É possível integrar a um banco de dados de uso geral ? Conta com API´s ? Que tipo de documentação está disponível ?

Lembre-se que em  um mundo cada vez mais fluido e dinâmico o seu parceiro fornecedor deve ser capaz de responder às perguntas acima de forma concisa e coerente constituindo um pilar importante no suporte ao seu projeto. No final das contas, trata-se portanto de saber fazer os questionamentos corretos e saber a quem perguntar. Conciliar perguntas e respostas passa a ser o seu objetivo inicial a ser perseguido no seu projeto. Quando as respostas essenciais tiverem sido adequadamente respondidas você pode então passar à fase seguinte, de especificação de projeto, desenho, orçamento e, por fim, um cronograma de implantação !

Um conselho final, cabe aqui porém. Um Projeto deve contemplar funcionalidades, diagramas, esquemas de funcionamento e cenários. Uma lista de part-numbers não é e nunca será um projeto, mas apenas uma lista de itens a serem adquiridos e que constituem uma pequena parte da especificação do projeto. Se o seu desenho de Projeto não lhe der uma visão do todo e como tudo funcionará, você não tem um projeto, apenas uma lista de materiais que por si não fará a mágica acontecer. Mas é sempre possível por o conceito à prova. É a tal Prova de Conceito, também chamada de PoC.

Este é o roteiro geral. A sua parte ? Comece a levantar ! Questionar ! Faça as perguntas certas e meio caminho já estará dado para o sucesso do projeto. O seu fornecedor poderá inclusive alimentar tanto as suas perguntas como as suas respostas.

Exemplos de Perguntas:

Quantos usuários locais ?

Que funcionalidades nos aparelhos IP (simples, médias, avançadas) ?

Os aparelhos vão ser compartilhados ou individualizados ?

Qual o gasto de telefonia atual ? 

Devo substituir a Operadora por uma que forneça tronco SIP ?

Como fazer a portabilidade ?

Quantos usuários serão remotos ?

Vai existir uma relação entre usuários remotos e locais ?

O sistema de Comunicação IP vai residir em Nuvem ou em máquina virtual local ?

Quantas conversações simultâneas precisarei ter?

Preciso ter gravação de chamadas e gerenciamento de gravações ?

Tenho funções de Call Center ?

Vou precisar ter uma sala de vídeoconferência ?

Quantos usuários locais ?

Terei usuários que vão usar apenas softphone no aparelho (Android, IOS ou Windows) ou mix deles ?