O primeiro e mais evidente benefício de se empregar telefonia IP ao invés da telefonia tradicional é a redução do custo gerencial. Os sistemas de telefonia baseados nas centrais tradicionais geralmente são gerenciados por uma “área de telefonia” e comumente suportados pelo “pessoal da telefonia”. Estes dois entes em geral passam quase que despercebidos pela alta direção das empresas e o principal motivo é a alta confiabilidade das tecnologias disponíveis. Estes custos apenas começam a se tornar mais evidentes quando a Central de telefonia que “sempre funcionou muito bem”, começa a se tornar obsoleta e a dificuldade de se encontrar peças de reposição aumenta, juntamente com o seu índice de falhas.
A central de telefonia tem sido vista geralmente como um elemento “externo”, sendo bastante comum ser suportada pela empresa telefônica, de outsourcing, ou uma “assistência técnica” vinculada a um fabricante/fornecedor, sempre no formato de caixa-preta. Ou seja, a telefonia das empresas é geralmente vista como “uma forma de falar ao telefone, ainda que não se saiba muito bem como aquilo vem funcionando há tanto tempo...”. Tal visão tem sido alterada substancialmente nos últimos tempos, graças ao advento de novas tecnologias que de uma hora para outra tornaram-se acessíveis.
O grande benefício de se empregar uma Central IP, o que geralmente é feito no momento do upgrade inevitável, é a possibilidade de se alterar o paradigma da gerência. Por ser um equipamento IP, a “central telefônica” agora deixa de ser um aparelho de “telefonia do tipo caixa preta” e passa a ser um “appliance de rede”, tal como um switch de rede, e não mais um aparelho/equipamento do tipo “central telefônica”.
Desta forma, a Central IP deve ser gerenciada da mesma forma que os demais appliances IP, tais como roteadores, swiches, firewalls, servidores e outros equipamentos de rede. A gerência de usuário de telefonia IP deve também ficar subordinada ao departamento de TI, tal como a gerência de usuário de redes. Em termos gerais, a analogia referente a direitos de acesso, domínios, e serviços disponiveis é aplicada indistintamente à rede de dados e à rede de telefonia, que agora chamaremos de rede de comunicação, mensageria ou rede unificada de mensageria. A gerência então passa a ficar centralizada e ganha-se em agilidade, controle e flexibilidade, bem como redução do custo gerencial.
O Cabeamento também muda, independente de a tecnologia empregada ser híbrida ou baseada em cabeamento totalmente ethernet. Tanto num caso como no outro a terminação do cabeamento ocorre no rack e sua manipulação deve ser feita com o uso de patch panels. Desta forma, a “maçaroca” de cabos torna-se estruturada, visível e pode ser suportada abertamente.